home office

Moja organizacja pracy na home office

Temat o organizacji pracy na home office chodził za mną już od jakiegoś czasu. Teraz jednak widzę, że dobrze zrobiłam, czekając z jego napisaniem, bo zdążyłam przerobić wiele różnych sytuacji. 🙂


Na swojej własnej działaności pracuję już ponad 3 lata, ale na home office o jakiś rok dłużej. Przez te 4 lata wiele się wydarzyło. Kilka moich wyobrażeń na temat pracy w domu (które miałam, gdy pracowałam na etacie) legło w gruzach. Co więcej, wiele się o sobie dowiedziałam i musiałam po drodze nauczyć nowych rzeczy.

Na wstępie chciałabym podsumować, jak wygląda moja praca od wewnątrz, a zarazem jak postrzegana jest przez innych. Wydaje mi się, że to krótkie podsumowanie jest potrzebne, żebyście wiedzieli z jakiego punktu widzenia będzie to wpis o pracy na home office. 

 

Home office – praca z domu

Zacznijmy od tego, że nie liczę na co dzień przepracowanych dziennie godzin. Nie wiem czy to dobrze, czy to źle, ale nie mam takiej potrzeby. Rozliczam się raczej za zadania. Wydaje mi się, że aktualnie pracuję mniej godzin tygodniowo niż pracowałabym na pełnym etacie – gdyby ktoś miał zmierzyć mi czas z zegarkiem w ręku. Prawda jednak jest taka, że nie da się tego czasu w ten sposób zmierzyć, szczególnie jeżeli jest to praca twórcza i nawet nie pracując fizycznie, może się okazać, że Twoja głowa cały czas pracuje, myśli nad czymś, analizuje, nawet jeżeli dzieje się to gdzieś w tle, więc w konsekwencji taka praca jest ze mną przez większość dnia.

Aktualnie mam kilka odnóg swojej działalności, niedawno poszerzyłam swoje zadania o jeszcze jedną, więc trochę czuję się, jakbym miała kilka prac na niepełny etat i trochę czasu zajęło mi nauczenie się żonglowania między nimi, ale mam wrażenie, że całkiem dobrze mi to wychodzi i jakoś się spina.

Często dostaję od innych feedback, że bardzo dużo robię i skąd mam na to czas. Niektórzy myślą, że to kosztem odpoczynku i czasu dla siebie. Nic bardziej mylnego. 🙂 Mam wrażenie, że odkąd prowadzę własny biznes, rozwijam się po godzinach jak nigdy: kurs tańca, a w konsekwencji występy taneczne, kurs florystyki, kurs brush letteringu, zamiłowanie do roślin i opieka nad nimi, seriale, filmy, książki, spacery, joga, festiwale, podróże – wszystko to mieści się w moim grafiku, ale tego łączenia też musiałam się nauczyć.

Oczywiście nie zawsze tak było. Kiedyś myślałam, że ciągle pracuje, a rezultatów nie mam żadnych.

Jak to dzisiaj działa? Postaram się to w tym wpisie rozłożyć na czynniki pierwsze. 🙂

 

Moja organizacja pracy na home office

Kiedy pracowałam na etacie (a zanim założyłam swoją firmę, pracowałam w bardzo wielu miejscach, na różnych stanowiskach)  byłam przekonana, że praca w domu to wymarzona dla mnie opcja, bo będę mogła pracować, kiedy tylko będę miała na to ochotę: będę mogła spać dłużej, będę pracowała po nocach (kiedyś wydawało mi się to atrakcyjne), a w dzień będę załatwiać sprawy urzędowe (jakby conajmniej codziennie było coś do załatwienia:D), a także będę mogła dostosowywać się do znajomych jeżeli chodzi o spotkania, więc odżyje moje życie towarzyskie.

Po części to wszystko prawda, ale okazało się, że nie do końca też tak to wyglądało. Szczególnie na początku, bowiem kiedy próbowałam tak działać, ciągle odkładałam pracę na później: nie chce mi się, zrobię wieczorem, wieczorem przyszli znajomi to zrobię jutro i tak ciągle coś. W konsekwencji miałam poczucie ogromnego chaosu, bo skoro mogę pracować ciągle, to nie ma znaczenia czy zrobię to dzisiaj rano czy wieczorem, a może jutro.

Kiedy zrozumiałam, że efektywność spadła przez to diametralnie, musiałam wypracować sobie jakieś nawyki w pracy na swoim. Dziś wiem, że przeorganizowanie życia, pracy, czasu wolnego wiąże się z budowaniem nowych nawyków. I dopóki nie poświęcę czasu na zbudowanie harmonogramu, nie będzie dobrze. I od razu zaznaczam, w moim przypadku harmonogram ciągle ulega zmianom i musze być w stosunku do niego elastyczna. Dlaczego? Dlatego że rozszerzając swoją działalność, podejmując się nowych projektów – muszę wcisnąć je w grafik, a to wiążę się z tym, że z czegoś będę musiała zrezygnować.

Pierwsze kroki w zbudowaniu harmonogramu – home office

KROK 1: USTAL SWOJE PRIORYTETY – wprowadzanie pierwszych nawyków

Mimo że nie tak wyobrażałam sobie pracę na swoim, podjęłam decyzję, że będę pracować od rana, jak na etacie. Skąd taka decyzja? Zaczęłam myśleć nad moimi priorytetami. Mój mąż wtedy pracował na etacie i zależało mi, żebyśmy nie zatracili czasu dla siebie. To byłoby bez sensu, gdyby on wracał z pracy do domu, a ja wtedy bym do pracy zasiadała. Mijalibyśmy się. A ponieważ relacje z bliskimi są dla mnie bardzo ważne, postanowiłam dostosować swój system pracy do męża.

Zaczęłam więc wstawać rano około 7-8 (bez budzika) i szykować się do pracy. Zawsze jeszcze przed pracą oczywiście był czas na śniadanie, bo nie wyobrażam sobie zacząć dnia bez zjedzenia posiłku. Dopiero potem praca. Ten nawyk został ze mną do dziś, mimo że mój mąż już nie pracuje na etacie i mogłabym być bardziej elastyczna. Jednak często rano mimo wszystko wychodzi do pracy, więc to dalej w miarę dobrze funkcjonuje mimo tego, że w tym momencie oboje mamy nienormowany czas pracy. Są oczywiście wyjątki: dni, w których trochę dostosowujemy się do siebie, albo i takie, gdzie nie jesteśmy w stanie się dostosować.

Mimo wszystko nauczyłam się już pracować od rana, mimo że odchodząc z etatu właśnie tego chciałam uniknąć. Teraz nawet wydaje mi się, że porankami mam więcej energii i jestem bardziej wydajna niż wieczorami. Jednak musiałam się tego o sobie dowiedzieć metodą prób i błędów.

 

KROK 2: OBSERWUJ SIEBIE

Próbując zorganizować swoją pracę w domu trzeba obserwować siebie przez pierwsze miesiące, a nawet lata. W zasadzie cały czas warto obserwować co nam służy, a co nie, bo przecież zmieniamy się i coś może się zdezaktualizować.

Zwracaj uwagę na to kiedy jesteś najbardziej wydajny, kiedy masz najwięcej energii, o której masz spadek motywacji, ile godzin musisz spać, żeby mieć dobry wydajny dzień, kiedy najlepiej wychodzi Ci się na spotkania z klientami (staraj się umawiać spotkania na godziny, w których czujesz się dobrze), może w któreś dni tygodnia źle Ci się pracuje? Może na ten dzień warto ustawiać tylko łatwe, lekkie zadania? Kiedy w grafiku najlepiej wrzucić ruch i domowe obowiązki? Lepiej Ci się pracuje po porannej jodze, czy wolisz iść na siłownię po południu, jak już zakończysz wszystkie zadania, bo inaczej jesteś zmęczony? Posiłki przygotowujesz sobie dzień wcześniej wieczorem, czy na bieżąco w przerwach między pracą coś gotujesz? Czy takie dłuższe przerwy Ci służą, czy może wybijają Cię z rytmu pracy? Takich drobnych pytań o Twoją codzienną pracę będzie pojawiało się mnóstwo. Ale im więcej ich sobie zadasz na samym początku i posprawdzasz co u Ciebie działa, tym lepiej zorganizujesz sobie pracę, pod siebie i swoje preferencje. A im lepiej zorganizujesz swoją pracę, tym będziesz bardziej wydajny.

Ja co jakiś czas robię sobie nowe testy. Ostatnio próbowałam wcisnąć poranną jogę w codzienny grafik, ale okazało się, że jednak dużo lepiej rozkłada mi się matę i praktykuje około 19:00. Więc posłuchałam siebie i zrezygnowałam z rozkładania maty rano, na siłę.

 

KROK 3: ORGANIZACJA PRACY NA HOME OFFICE TO TAKŻE ORGANIZACJA CZASU WOLNEGO

Być może brzmi to dla Ciebie irracjonalnie, żeby organizować sobie czas wolny, ale wyjaśnijmy o co chodzi.

Jeżeli nie jesteś i nie chcesz być pracoholikiem (warto wiedzieć, że na własnej działalności ciągle jest coś do zrobienia i trzeba bardzo uważać na to, żeby nie być ciągle w pracy), kochasz czas wolny, swoje pasje i chcesz spędzać dużo czasu z bliskimi, musisz organizować sobie na to czas. Inaczej możesz szybko zapomnieć o balansie i skupić się tylko na tym, co masz do zrobienia w pracy.

A gdy od samego początku zaczniesz planować urlopy od pracy (nawet jeśli nie wyjeżdżasz), weekendy poza domem, wolne popołudnia i wieczory, będziesz też wiedział ile pracy jesteś w stanie wziąć na siebie w konkretnym miesiącu (cały czas walczymy o to, żebyś nie brał jej za dużo – czasem, owszem, warto wziąć projekt więcej, jeżeli na czymś nam zależy, ale pamiętamy, żeby potem odpowiednią ilość czasu poświęcić na regenerację).

To dobry test na to, czy przypadkiem nie pracujemy za dużo, ale także fajne ćwiczenie pokazujące, czy mamy czas i chęci na to, by angażować się w nowe projekty np. kosztem czasu wolnego. Bo wiecie, nie da się robić wszystkiego. Zawsze nowe zadania będą kosztem innych zadań czy przyjemności.

Moje narzędzia w codziennej pracy na home office

Kalendarz roczny

Im więcej masz pracy i im więcej różnorodnych zadań w jej ramach wykonujesz, tym bardziej potrzebujesz kalendarza! Chociaż uważam, że warto zacząć się do niego przekonywać już na początku swojej drogi na home office.

Dobrze jest wyrobić w sobie nawyk codziennego zaglądania do niego i zapisywania tego, co jest do zrobienia. U mnie to jest prosta piłka – co nie zostanie zapisane, nie zostanie wykonane. Kalendarz jest moim towarzyszem codziennej pracy, w którym zapisuję zadania do wykonania, czas na ćwiczenia, czas na spotkania, urlopy, daty festiwali na których chcę być, wizyty u lekarzy – po prostu wszystko co jest dla mnie ważne i istotne, by czuć się szczęśliwą i spełnioną.

Odkąd usłyszałam raz o zasadzie 3 priorytetów, stosują ją niezmiennie od ponad dwóch lat. Na każdy dzień pracujący mam spisane 3 priorytety (zazwyczaj stawiam zadaniom do wykonania priorytety rano, ale czasem zdarza się wieczorem dzień wcześniej). I pilnuję tego, by te 3 rzeczy były zrobione. Dzięki temu mam poczucie, że nawet jak mi się bardzo nie chce, to te 3 rzeczy sprawią, że praca poszła chociaż trochę do przodu. Choćby w tych 3 rzeczach było tylko: odpisanie na wczorajsze maile, wykonanie dwóch telefonów i przekazanie dokumentów księgowej. Oczywiście zadań na konkretny dzień mam więcej, ale dzięki zasadzie 3 priorytetów, nie mam do siebie żalu czy pretensji, jak nie wykonam ich wszystkich. Jeśli wiem, że w groszy dzień zrobię tylko te 3 rzeczy i tak jestem z siebie zadowolona.

Są dni kiedy czuję się źle, nie mam siły pracować, albo coś mnie bierze – daje sobie przyzwolenie na to, że mam grosze dni i nie zawsze muszę być petardą w pracy. Jesteśmy tylko ludźmi, a nie uważam, żeby praca była najważniejsza na świecie. Zadania wtedy przekładam na inny dzień. Nauczyłam się już, że nie ma co siedzieć na siłę nad jakimś zadaniem. Jeżeli dzisiaj odpocznę i zregeneruje się, jutro zdecydowanie szybciej je wykonam. 

Kalendarz to moja spisana droga do celu. Jeżeli nie czujesz się dobrze z papierowym kalendarzem, może wystarczy Ci ten w telefonie? Wiem, że wiele osób korzysta z różnych aplikacji do planowania działań. Spoko. Sprawdź, co Tobie najbardziej odpowiada.

 

Zeszyt Marzeń

Zeszyt Marzeń złożyłam w formie pisemnej dopiero w tym roku. O tym co się w nim znajduje pisałam tutaj. Wcześniej ogólne marzenia miałam spisane w kalendarzu, teraz jednak postanowiłam poświęcić im więcej czasu i bliżej im się przyjrzeć.

Moje marzenia to dla mnie po prostu cele długoterminowe. Już dawno przestałam trzymać marzenia tylko w mojej głowie. Pozwalam im wyjść i zacząć je urealniać. By nie stracić ich z oczu, zapisuje je wszystkie i sukcesywnie zaglądam do nich, by nie zapomnieć co mi przyświeca.

Ten zeszyt to taki mój swoisty motywator! 🙂

 

Notes/Dziennik

Kolejny zeszyt (tak wiem, sporo ich, ale uwielbiam mieć wszystko zapisane na papierze) to miejsce, w którym wszystkie większe zadania i cele długoterminowe rozpisuje na małe drobne zadania. Dzięki temu praca idzie do przodu.

Wszyscy boimy się dużych projektów, ale gdy rozpiszemy je na mniejsze, wydają się bardziej zjadliwe i takie też są!

Przede wszystkim stają się też bardziej realne. Tę metodę małych kroków stosuję też wtedy, gdy czegoś bardzo mi się nie chce i zabieram się do konkretnego zadania jak pies do jeża. 🙂

 

Praca home office – na co uważać

1. Jeżeli pracujesz z kimś w domu (tak jak ja teraz z mężem) może okazać się, że macie zupełnie inny system pracy. Szanujcie preferencje innych, ale szanujcie też siebie w tym wszystkim. Mój mąż uwielbia pracować z głośną energetyczną muzyką. Ja muszę mieć absolutną ciszę. Jak to pogodziliśmy? Zainwestowaliśmy w dobre słuchawki dla niego. 🙂

2. Jeżeli pracujesz w domu, dobrze żebyś miał wydzieloną strefę na pracę, albo zmieniał otoczenie (czyli np. wychodził pracować od czasu do czasu do kawiarni). Początkowo pracowałam w salonie, co spowodowało, że salon był zarazem miejscem pracy i relaksu. Szybko zatarła mi się ta granica. Czułam, że jestem ciągle w pracy i nie potrafię wypocząć w domu. Gdy mój mąż przeszedł na home office w większej mierze – biurko dzieliliśmy na dwoje. Wtedy było jeszcze gorzej, bo zdarzało się, że nawet jedno z nas pracowało w sypialni. Nigdy nie powielaj tego błędu. Od niedawna wynajeliśmy większe mieszkanie na osobny pokój na biuro. Zupełnie inny komfort pracy! Pierwszą z zasad, jakie wprowadziliśmy, było: biuro jest od pracy, salon jest od relaksu, a sypialnia od spania – nie mieszać! 🙂

3. O tym już trochę wspomniałam, ale chciałabym to powtórzyć. Uważaj na zbyt dużą ilość zadań nakładaną na jednego człowieka – Ciebie. Planuj czas wolny, niech stanie się tak samo ważny, jak praca, którą masz do wykonania. Zanim sięgniesz po nowy projekt, zastanów się czy masz na to czas, czy chcesz mieć na to czas i czy jesteś w stanie coś poświęcić. Kiedy do grafiku, który dobrze działa, wchodzi nowe zadanie (u mnie niedawno pojawiło się takowe), wiele rzeczy trzeba przeorganizować na nowo. Początkowo będzie trudno, to na pewno, ale z czasem uczysz się tego, jak połączyć ze sobą te zadania (na temat łączenia różnych zadań napiszę osobny wpis).


Tak naprawdę o pracy na home office mogłabym pisać i pisać. Cały czas mam wrażenie, że jedynie zasygnalizowałam różne problemy, ale nie wyczerpałam tematu. Jeżeli chcesz o coś zapytać – pytaj. Jeżeli chcesz, żebym rozwinęła któryś temat – daj znać. 🙂

Dagmara Sobczak
dagmarasobczak88@gmail.com

Hej! Jestem Daga. Socjolog z wykształcenia, ale i z zamiłowania. Moją misją jest działanie, pomaganie i inspirowanie. I wiesz co? Robię to na milion różnych sposobów. :)